Během studia musíš vyřešit pár administrativních věci. Obecně se dají rozdělit na formality po příjezdu a formality před odjezdem. Nezapomeň je řešit v předstihu a každou změnu v plánu, LA nebo délce pobytu musíš okamžitě řešit. Většinu dokumentů, o kterých bude řeč, najdeš na webu v sekci Dokumenty a pojmy.
Formality
po příjezdu
do zahraničí
Přihlášení k pobytu
Přihlášení se k pobytu na místním úřadě/cizinecké policii. Od našeho vstupu do EU je pro naše občany zrušena vízová povinnost pro vstup do zemí EU. Trvá povinnost přihlášení k pobytu na oddělení cizinecké policie dané zemi v rámci prvních 30 dnů od příjezdu. Odbor zahraničních vztahů ČVUT-R připraví v den podpisu účastnické smlouvy všem našim studentům účastnícím se programu Erasmus+ potvrzení o účasti v programu a udělení grantu programu ERASMUS+. Někde se hlásí k pobytu studenti samostatně, jinde je registruje univerzita/kolej hromadně. Informuj se na místě.
Orientation Week
Mnoho univerzit pořádá před začátkem semestru pro své přijíždějící studenty tzv. Orientation Week, úvodní týden věnovaný vyřizování nutných formalit, registraci, seznamování s univerzitou, místem pobytu i vzájemnému seznamování výměnných studentů. Doporučujeme, aby ses této akce zúčastnil/a.
Toto období ti následně musí zahraniční univerzita potvrdit v Confirmation of Study Period.
Jazykový kurz
Zahraniční univerzity nabízejí možnost jazykových kurzů, tyto kurzy patří k programu Erasmus a dostaneš na dobu studia stipendium, jen je potřeba jej mít zapsaný v LA.
Zápis ke studiu
O způsobu a termínu zápisu a všech ostatních vstupních formalitách tě bude informovat přijímající (zahraniční) instituce. Je důležité na zahraniční univerzitě nahlásit tvůj příjezd v den příjezdu či začátku studia/jazykového kurzu/OW.
Změny v Learning Agreement
Learning Agreement se musí 100% shodovat s tím, co aktuálně opravdu studuješ. Pokud po tvém příjezdu na zahraniční univerzitu nastanou jakékoliv změny studijního plánu oproti původně schválenému Learning Agreementu, musíš tyto změny do 5 týdnů oficiálně oznámit – vyplněním LA “During Mobility” a podepsat jej všemi třemi stranami. Pokud nastane změna i po 5 týdnech a v Online Learning agreementu již změna udělat nejde, použij tento dokument, kde vysvětlíš, proč se LA a ToR neshoduje.
Ke každému opravnému LA je nutno přikládat nový aktualizovaný srovnávací arch.
Nezapomeň změny LA nahrát do své karty v aplikaci Mobility.cvut.cz
Před ukončením studia
Změna délky pobytu
V případě změny (zkrácení nebo prodloužení) v délce max. 5 dní celkem není třeba o nic žádat ani nic vracet.
Pokud tvůj pobyt bude kratší o více než 5 dní, na základě odevzdaného Confirmation of Study Period ti vystavíme ti potvrzení o zkrácení a vrácení finančních prostředků.
V případě prodloužení pobytu o semestr musí s prodloužením souhlasit fakulta. Výše financování pro prodlouženou část se odvíjí od výše dostupných prostředků (plnohodnotné navýšení stipendia není automaticky garantováno). Pro aktuální situaci možnosti financovat prodloužený semestr kontaktuj svého fakultního koordinátora. Schválený prodloužený semestr však můžeš absolvovat i jako zero grant, tedy bez finanční podpory z programu Erasmus+. V případě, že máš i za těchto podmínek o prodloužení pobytu na celý semestr zájem, vyplníš žádost, kterou si necháš potvrdit zahraniční univerzitou a u svého fakultního koordinátora. Podepsanou a schválenou žádost nahraješ do své karty v Mobilitách, sekce Nahrané soubory, část V Průběhu studia. Tam současně nahraješ také schválený srovnávací arch na prodloužený semestr, a kontaktuješ zahraniční oddělení Rektorátu. Po schválení žádosti všemi stranami bude s RČVUT následně sepsán dodatek ke smlouvě.
Upozorňujeme, že veškeré dodatky EU požaduje podepsat v originále (nestačí podepsaný scan).
Doklad o délce pobytu (Confirmation of Erasmus+ study period)
Formulář, který musíš vyplnit ještě během svého pobytu v zahraničí a nechat si ho na závěr studijního pobytu potvrdit na příslušném zahraničním oddělení partnerské univerzity.
Originál tohoto potvrzení musíš odevzdat na Odbor zahraničních vztahů ČVUT-R (8.patro) co nejdříve po svém návratu.
Doba pobytu uvedená v tomto potvrzení musí souhlasit s obdobím, na které byla vystavena tvoje účastnická smlouva. Bude-li doložen pobyt kratší, budeš muset vrátit příslušnou částku grantu dle počtu nedoložených dnů. Stipendium ti náleží jen na dny, kdy fyzicky probíhá organizované vzdělávání univerzitou (počítá se i Orientation week nebo jazykový kurz pořádaný zahraniční univerzitou). Datum nástupu na zahraniční univerzitu včetně Orientation Weeku nebo jazykového kurzu je součástí období finanční podpory.
V případě, že zahraniční univerzita vydává Confirmation of Study Period pouze elektronicky, je třeba, aby tento doklad zaslal koordinátor ze zahraniční univerzity přímo ČVUT na adresu navraterasmus@cvut.cz
