Během studia musíš vyřešit pár administrativních věci. Obecně se dají rozdělit na formality po příjezdu a formality před odjezdem. Nezapomeň je řešit v předstihu a každou změnu v plánu, LA nebo délce pobytu musíš okamžitě řešit. Většinu dokumentů, o kterých bude řeč, najdeš na webu v sekci Dokumenty a pojmy.
Formality
po příjezdu
do zahraničí
Přihlášení k pobytu
Přihlášení se k pobytu na místním úřadě/cizinecké policii. Od našeho vstupu do EU je pro naše občany zrušena vízová povinnost pro vstup do zemí EU. Trvá povinnost přihlášení k pobytu na oddělení cizinecké policie dané zemi v rámci prvních 30 dnů od příjezdu. Odbor zahraničních vztahů ČVUT-R připraví v den podpisu účastnické smlouvy všem našim studentům účastnícím se programu Erasmus+ potvrzení o účasti v programu a udělení grantu programu ERASMUS+. Někde se hlásí k pobytu studenti samostatně, jinde je registruje univerzita/kolej hromadně. Informuj se na místě.
Orientation Week
Mnoho univerzit pořádá před začátkem semestru pro své přijíždějící studenty tzv. Orientation Week, úvodní týden věnovaný vyřizování nutných formalit, registraci, seznamování s univerzitou, místem pobytu i vzájemnému seznamování výměnných studentů. Doporučujeme, aby ses této akce zúčastnil/a.
Toto období ti následně musí zahraniční univerzita potvrdit v Confirmation of Study Period.
Jazykový kurz
Zahraniční univerzity nabízejí možnost jazykových kurzů, tyto kurzy patří k programu Erasmus a dostaneš na dobu studia stipendium, jen je potřeba jej mít zapsaný v LA.
Zápis ke studiu
O způsobu a termínu zápisu a všech ostatních vstupních formalitách tě bude informovat přijímající (zahraniční) instituce. Je důležité na zahraniční univerzitě nahlásit tvůj příjezd v den příjezdu či začátku studia/jazykového kurzu/OW.
Změny v Learning Agreement
Learning Agreement se musí 100% shodovat s tím, co aktuálně opravdu studuješ. Pokud po tvém příjezdu na zahraniční univerzitu nastanou jakékoliv změny studijního plánu oproti původně schválenému Learning Agreementu, musíš tyto změny do 5 týdnů oficiálně oznámit – vyplněním LA “During Mobility” a podepsat jej všemi třemi stranami. Pokud nastane změna i po 5 týdnech a v Online Learning agreementu již změna udělat nejde, použij tento dokument, kde vysvětlíš, proč se LA a ToR neshoduje.
Ke každému opravnému LA je nutno přikládat nový aktualizovaný srovnávací arch.
Nezapomeň změny LA nahrát do své karty v aplikaci Mobility.cvut.cz
Před ukončením studia
Změna délky pobytu
V případě změny (zkrácení nebo prodloužení) v délce max. 5 dní celkem není třeba o nic žádat ani nic vracet.
Pokud budeš zkracovat o více než 5 dní, vyplníš žádost, kterou si necháš potvrdit zahraniční univerzitou a u svého fakultního koordinátora. Podepsanou a schválenou žádost nahraješ do své karty v Mobilitách, sekce Nahrané soubory, část V Průběhu studia, a kontaktuješ zahraniční oddělení Rektorátu. Vystavíme ti potvrzení o zkrácení a vrácení finančních prostředků. Jakou částku budeš vracet, si můžeš předem spočítat na základě vzorečku uvedeného v tvojí účastnické dohodě.
V případě prodloužení pobytu o semestr musí s prodloužením souhlasit fakulta. Výše financování pro prodlouženou část se odvíjí od výše dostupných prostředků (plnohodnotné navýšení stipendia není automaticky garantováno). V současné době z důvodu omezených finančních prostředků lze pobyty prodlužovat pouze jako zero grant, tedy bez finanční podpory z programu Erasmus+. V případě, že máš i za těchto podmínek o prodloužení pobytu na celý semestr zájem, vyplníš žádost, kterou si necháš potvrdit zahraniční univerzitou a u svého fakultního koordinátora. Podepsanou a schválenou žádost nahraješ do své karty v Mobilitách, sekce Nahrané soubory, část V Průběhu studia. Tam současně nahraješ také schválený srovnávací arch na prodloužený semestr, a kontaktuješ zahraniční oddělení Rektorátu. Po schválení žádosti všemi stranami bude s RČVUT následně sepsán dodatek ke smlouvě.
Upozorňujeme, že veškeré dodatky EU požaduje podepsat v originále (nestačí podepsaný scan).
Doklad o délce pobytu (Confirmation of Erasmus+ study period)
Formulář, který musíš vyplnit ještě během svého pobytu v zahraničí a nechat si ho na závěr studijního pobytu potvrdit na příslušném zahraničním oddělení partnerské univerzity.
Originál tohoto potvrzení musíš odevzdat na Odbor zahraničních vztahů ČVUT-R (8.patro) co nejdříve po svém návratu.
Doba pobytu uvedená v tomto potvrzení musí souhlasit s obdobím, na které byla vystavena tvoje účastnická smlouva. Bude-li doložen pobyt kratší, budeš muset vrátit příslušnou částku grantu dle počtu nedoložených dnů. Stipendium ti náleží jen na dny, kdy fyzicky probíhá organizované vzdělávání univerzitou (počítá se i Orientation week nebo jazykový kurz pořádaný zahraniční univerzitou). Datum nástupu na zahraniční univerzitu včetně Orientation Weeku nebo jazykového kurzu je součástí období finanční podpory.
V případě, že zahraniční univerzita vydává Confirmation of Study Period pouze elektronicky, je třeba, aby tento doklad zaslal koordinátor ze zahraniční univerzity přímo ČVUT na adresu navraterasmus@cvut.cz
