Erasmus

Nominace

Po tom, co úspěšně projdete výběrovým řízením, čeká Vás nominace. Studenty obvykle nominuje fakultní/rektorátní koordinátor na danou univerzitu a ta Vás pak kontaktuje (budete pravděpodobně muset vyplnit přihlášku na jejich univerzitu).

Formality

Před odjezdem je dále potřeba vyřídit několik formalit. Postupujte, prosím, podle uvedených kroků:

2

Kontakt se zahr. univerzitou

  1. Přihláška – Student application form
  2. CV
  3. Motivační dopis
  4. Potvrzení o znalosti cizího jazyka
  5. Transcript of Records
  6. Předměty (LA)
  7. Ubytování
  8. Orientation Week
  9. Jazykové kurzy před začátkem semestru

3

Účastnická smlouva

Stipendium ke studiu na zahraniční univerzitě Vám bude poskytnuto na základě řádně uzavřené účastnické smlouvy.

Účastnická smlouva se podepisuje po nahrání vstupních dokumentů do karty studenta v aplikaci Mobility cvut.

Detaily k výše uvedeným pojmům nalezente ve vysvětlení pojmů a důležitých dokumentech. Pokud Vás výše zmíněné informace znervóznily, nenechte se zastrašit – v období nominací na zahraniční univerzitu pořádáme společnou informační schůzku, kde si vše objasníme.

PRESENTACE z informační  schůzky k Erasmu 12.06.2020 zde.


KONTAKT S UNIVERZITOU

Po obdržení Vaší nominace na zahraniční univerzitu od fakultního koordinátora, by Vás hostitelská univerzita měla kontaktovat, aby Vám podala aktuální informace a vyřešila s Vámi různé organizační záležitosti a vyžádala si všechny potřebné dokumenty. Po jejich projednání by měla vystavit oficiální potvrzení o přijetí ke studiu (Letter of Acceptance), které Vám odešle spolu s potvrzeným studijním plánem.

Po obdržení potvrzení o přijetí a schváleného Learning Agreementu (LA) je nutno začít vyřizovat ostatní formality – zdravotní pojištění, finance, ubytování, příjezd, jazykové kurzy, atd.

Ubytování

Postupujte podle instrukcí hostitelské univerzity a včas odešlete ubytovací formuláře, které najdete na jejich webových stránkách, nebo Vám budou zaslány spolu s přijímacím dopisem. Na některých univerzitách je nutno rezervovat ubytování s velkým předstihem. Některé univerzity (Španělsko, Itálie) koleje nemají nebo ubytování poskytované univerzitou je příliš drahé, takže si studenti zajišťují sami ubytování v soukromí. Více informací získáte ve zprávách z pobytu.

Orientation Week

Mnoho univerzit pořádá před začátkem semestru pro své přijíždějící studenty tzv. Orientation Week,  úvodní týden věnovaný vyřizování nutných formalit, registraci, seznamování s univerzitou, místem pobytu i vzájemnému seznamování výměnných studentů. Doporučujeme Vám, abyste se této akce zúčastnili. Orientation week (OW) je proplácený v rámci stipendia, musí být ale zaznamenaný v Learning agreementu (LA) – tedy pokud je OW v srpnu, pak LA musí mít začátek v srpnu. Není třeba jej zadávat do LA jako předmět, pouze musí sedět měsíce.

Jazykové kurzy před začátkem semestru

Některé univerzity pořádají jazykové kurzy před začátkem semestru. Doporučujeme Vám, abyste se této akce zúčastnili. Jazykový kurz je proplácený jako součást výjezdu, ale je třeba aby byl součástí předmětů v LA a musí Vám zahraniční univerzita dodat potvrzení o absolvování s daty od/do. Na konci pobytu při odevzdání Confirmation of Study Period, musí být doba tohoto kurzu v době pobytu započítána.


ÚČASTNICKÁ SMLOUVA

Stipendium ke studiu na zahraniční univerzitě Vám bude poskytnuto na základě řádně uzavřené účastnické smlouvy.

Před podpisem:

  1. Si doma důkladně pročtěte její znění (účastnická smlouva 20/21)
  2. Věnujte prosím pozornost Metodickému pokynu č. 1/2015 pro potvrzování studijních plánů pro studium v zahraničí v rámci programu Erasmus+
  3. Pročtěte si také Kvalifikační podmínky programu Erasmus+ pro studijní pobyty studentů Českého vysokého učení technického v Praze
  4. Musíte mít správně a aktuálně vyplněny všechny údaje a dokumenty (viz níže) v kartě v databázi na adrese https://mobility.cvut.cz

Podpis smlouvy

K sepsání smlouvy se musíte dostavit osobně: po předchozím objednání nejlépe přes tento doodle. Zadejte prosím své celé jméno a fakultu.

Před podpisem smlouvy musíte absolvovat povinný vstupní jazykový test v pracovním jazyce studia v komponentě OLS, ke kterému budete vyzváni emailem, jakmile se přes doodle objednáte na podpis smlouvy. Vyplnění testu trvá cca 2 hodiny, tak to nenechávejte až na čas podpisu smlouvy 🙂

Potřebné dokumenty

  • Dopis o přijetí od hostitelské univerzity (Letter of Acceptance) 
  • Doklad o délce studijního pobytu na partnerské škole – ukázat nám akademický kalendář nebo pozvánku na Orientation Week, údaje k termínům jazykového kurzu, pokud ho pořádá partnerská škola před studijním pobytem a Vy jste se na něj přihlásili …
  • Potvrzení o zdravotním pojištění na dobu studia (nahrát do karty studenta v mobility.cvut.cz) – stačí až těsně před odjezdem
  • Potvrzení o zápisu do akademického roku, ve kterém vyjíždíte (nahrát do karty studenta v mobility.cvut.cz) – stačí až těsně před odjezdem
  • Learning agreeement podepsaný všemi stranami (nahrát do karty studenta v mobility.cvut.cz)

Přílohou účastnické smlouvy je Erasmus _Charta_studenta

Během výjezdu a těsně před odjezdem je potřeba vyřídit několik záležitostí. Nezapomeňte je řešit včas a v předstihu. Zde je seznam (detailnější vysvětlení jednotlivých položek níže):

A) Po příjezdu na zahraniční univerzitu

1

Přihlášení k pobytu

Přihlášení se k pobytu na místním úřadě/cizinecké policii

2

Zápis ke studiu

O způsobu a termínu zápisu a všech ostatních vstupních formalitách Vás bude informovat přijímající (zahraniční) instituce.

3

Opravený LA

Learning Agreement se musí shodovat s tím, co aktuálně opravdu studujete, udržujte ho tedy stále aktuální! Více info níže.

4

Zkrácení pobytu

Pro zkrácení pobytu vyplňte žádost.

Vše vždy zašlete na Zahraniční oddělení Rektorátu. Více info níže.

B) Před ukončením studia na zahraniční univerzitě

1

Prodloužení pobytu

Je třeba se domluvit se zahraničním oddělením alespoň měsíc předem, zda-li jsou finanční zdroje. Poté vyplnit žádost (v žádosti je potřeba souhlas fakulty). 

2

Doklad o délce pobytu
(Confirmation of Erasmus+ study period)

Originál formuláře Confirmation of Study Period si vyžádejte již před návratem do ČR. Více v sekci níže a v sekci „Po návratu“

3

Transcript of records

Vám na konci Vašeho pobytu vystaví na zahraničním oddělení zahraniční univerzity. Více níže a v sekci „Po návratu“


Přihlášení k pobytu

Od našeho vstupu do EU je pro naše občany zrušena vízová povinnost pro vstup do zemí EU. Trvá povinnost přihlášení k pobytu na oddělení cizinecké policie dané země v rámci prvních 30 dnů od příjezdu. Odbor zahraničních vztahů ČVUT-R připraví v den podpisu účastnické smlouvy všem našim studentům účastnícím se programu Erasmus+ potvrzení o účasti v programu a udělení grantu programu ERASMUS+. Někde se hlásí k pobytu studenti samostatně, jinde je registruje univerzita/kolej hromadně. Informujte se na místě.

Studenti FBMI zašlou fakultnímu koordinátorovi potvrzení o přijetí zahraniční univerzitou (Confirmation of Erasmus+ registration) potvrzené zahraničním koordinátorem. Pro studenty ostatních fakult toto potvrzení není nutné.

Zápis ke studiu

O způsobu a termínu zápisu a všech ostatních vstupních formalitách Vás bude informovat přijímající (zahraniční) instituce.

Opravený LA – Learning Agreement changes 

Pokud po Vašem příjezdu na zahraniční univerzitu nastanou jakékoliv změny Vašeho studijního plánu oproti původně schválenému Learning Agreementu, musíte tyto změny co nejdříve oficiálně oznámit – vyplněním příslušné strany Learning Agreementu “During Mobility” a jeho podpisem oběma stranami. Formulář LA-changes zde.
Změny nejprve konzultujte se svou fakultou, nejlépe opět studijním proděkanem. Kopii potvrzeného opraveného LA pošlete e-mailem ještě na začátku daného semestru.
Ke každému opravnému LA je nutno přikládat nový aktualizovaný srovnávací arch.

Jak vyplnit LA-chages?

V části “During mobility” vypište předměty, které budete měnit a zaškrtněte u nich buď “Component deleted” nebo “added”, příslušný důvod a kredity. Takových změnových archů můžete během studia vytvořit postupně hned několik, všechny je však potřeba nechat schválit a následně nahrát do karty v mobility.cvut.cz. Důležité ale je, aby na konci poslední verze LA identicky odpovídala tomu, co přivezete v Transcript of Records(!).
Metodický pokyn ČVUT


Prodloužení nebo zkrácení pobytu

Pokud budete potřebovat zkrátit nebo prodloužit výjezd, kontaktujte zahraniční oddělení Rektorátu.

V případě prodloužení pobytu musí s prodloužením souhlasit fakulta. Prodloužit pobyt lze i o jeden semestr. Výše financování pro prodlouženou část se odvíjí od výše dostupných prostředků (plnohodnotné navýšení stipendia není automaticky garantováno, je potřeba ověřit). Student musí nejdříve vyplnit žádost. Po jejím schválení všemi stranami bude s RČVUT následně sepsán dodatek ke smlouvě.

V případě zkrácení pobytu bude účastník vracet poměrnou část stipendia dle podmínek smlouvy.  Ohledně zkrácení pobytu je také nutno nejdříve vyplnit žádost a následně podepsat dodatek ke smlouvě.

Doklad o délce pobytu (Confirmation of Erasmus+ study period)

je další formulář, který musíte vyplnit ještě během Vašeho pobytu v zahraničí a nechat si ho na závěr studijního pobytu potvrdit na příslušném zahraničním oddělení partnerské univerzity. ORIGINÁL tohoto potvrzení musíte odevzdat na Odbor zahraničních vztahů ČVUT-R (8.patro) nejpozději do 10 dnů ode dne skončení pobytu stanoveného v účastnické smlouvě.
Doba pobytu uvedená v tomto potvrzeni musí souhlasit s obdobím, na které byla vystavena Vaše účastnická smlouva. Bude-li doložen pobyt kratší, budete muset vrátit příslušnou částku grantu dle počtu nedoložených dnů.
Je možné nejprve nahrát oskenované potvrzení do karty mobility.cvut.cz a upozornit na pozdější dodání originálu dokladu emailem na eva.kopecka.2@cvut.cz. 

Transcript of records (ToR) (potvrzení o absolvování předmětů)

Vám na konci Vašeho pobytu vystaví na zahraničním oddělení zahraniční univerzity. Tento dokument prosím také nahrajte do karty v mobility.cvut.cz a to co nejdříve. Originál není potřeba doručit.

Šablony pro požadované dokumenty naleznete v sekci „Důležité dokumenty„.

Odevzdání dokumentů ze studijního pobytu v rámci programu ERASMUS+ je nutnou podmínkou pro zdárné ukončení Vašeho studijního pobytu v rámci programu.

1

Doklad o délce studia

Originál Confirmation of Erasmus+ study period musí souhlasit s obdobím, na které byla vystavena Vaše účastnická smlouva.

2

Transcript of Records

Přepis Vašich studijních výsledků (ToR, potvrzení o absolvování předmětů) Vám vydá zahraniční univerzita. Pokud Vám univerzita nevydá transkript vlastní, můžete použít tento vzorový. Dokument nahrajte do karty mobility.cvut.cz. Nebude – li zahr. univerzita schopna vystavit TR do 14 dnů po ukončení pobytu, je nezbytné o tom informovat OZV, rektorát.

3

Doklad o uznání studia v zahraničí

Doklad o tom, že Vám ČVUT uznalo předměty, které jste přivezli potvrzené na ToR. Nezapomeňte, že se LA musí shodovat s ToR.

4

Zprávy z pobytu

  • NAEP
  • EU Survey

5

OLS test po návratu 

Platí pro všechny, kteří měli úroveň testu nižší než C2

Šablony pro požadované dokumenty naleznete v sekci „Důležité dokumenty„.

ZÁVĚREČNÁ PRÁCE

V případě práce na bakalářské, diplomové nebo dizertační práci potvrzení od zahraničního školitele na hlavičkovém papíru zahraniční školy, že jste na této své práci pod jeho dohledem pracovali v období od… do… – přesně v souladu s Vaší účastnickou smlouvou. Není pak potřeba dokládat ToR ani CoSP.

Doklad o délce studia

Confirmation of Erasmus+ study period (CoSP) musíte vyplnit ještě během Vašeho pobytu v zahraničí a nechat si ho potvrdit na závěr svého studijního pobytu na příslušném zahraničním oddělení partnerské univerzity. Doba pobytu uvedená v tomto potvrzení musí souhlasit s obdobím, na které byla vystavena Vaše účastnická smlouva. Bude-li doložená doba kratší, bude nutno vrátit příslušný podíl grantu.

Originál tohoto potvrzení musíte odevzdat Odbor zahraničních vztahů ČVUT-R (8.patro) nejpozději do 10 dnů ode dne skončení pobytu stanoveného v účastnické smlouvě.
Je možné nejprve nahrát oskenované potvrzení do karty mobility.cvut.cz a upozornit na pozdější dodání originálu dokladu emailem na eva.kopecka.2@cvut.cz.

ZPRÁVY Z POBYTU

Do 14 dnů po datu skončení pobytu byste měli napsat zprávu o studijním pobytu v zahraničí. Z Vašich zkušeností budou moci čerpat studenti, kteří pojedou ven v letech následujících i naše kancelář Odboru zahraničních vztahů.
Je nutno vyplnit dvě zprávy z pobytu:

  1. NAEP
    Každý student obdrží na svůj e-mail (uvedený jako primárnína kartě studenta) přístupové heslo a jméno pro vyplnění české zprávy. Zpřístupněn nový elektronický formulář zprávy z pobytu na http://erasmus-databaze.naep.cz/modules/erasmus/ .
  2. EU Survey
    Počínaje akademickým rokem 2013/14 musí studenti vyplnit na stránkách Evropské komise zprávu v angličtině. Pokyny pro vyplnění zprávy (přístupové jméno a heslo) obdrží každý z účastníků studijního pobytu v den oficiálního ukončení pobytu na svou e-mailovou adresu zadanou jako primární v kartě studenta v databázi mobility.cvut.cz (email přijde z adresy replies-will-be-discarded@ec.europa.eu a často spadá do spamu, hledejte). Pokud uvedené 14 denní období nestíháte, jelikož ještě nemáte ToR, nevadí, pokuste se vyplnit alespoň tu část zprávy bez recognition report. Upozornění na vyplnění recognition report Vám následně přijde z adresy – EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu

Studenti FS mají s přijetím emailu často problém z tohoto důvodu.


NEPŘEHLÉDNĚTE! Pokud …

  • neodevzdáte ve smluvených termínech nebo po domluvě s OZS – Transcript of Recordspotvrzení o bakalářské / diplomové / dizertační práci a ostatní dokumenty,
  • nebudou souhlasit předměty v Learning Agreementu a v Transcriptu of Records
  • nebude souhlasit potvrzená doba pobytu s dobou uvedenou ve finanční dohodě,
  • nebudou vyplněny zprávy z pobytu v zahraničí,
  • nebudete schopni doložit, že Vám za studium v zahraničí byl uznán alespoň studijním proděkanem schválený minimální počet kreditů,

… budete muset ve smyslu účastnické smlouvy vracet peníze z grantu.


Mimochodem …

 … už přemýšlíš, kam vyjedeš příště?

Co třeba dál než jen do Evropy, tedy do světa?  Nebo raději něco kratšího?

Nebo na Tebe čeká pracovní stáž?

Či nakonec zůstaneš doma? Tak se alespoň zapoj do mezinárodního dění na ČVUT, ať Ti to doma nechybí!

Možnosti výjezdu do zahraničí
Studuj ve světě s ČVUT